Modul 95 digital: KBA-konformer XML-Export

Gemeldet wird unverzüglich – eine feste Frist gibt es nicht

Jede anerkannte Ausbildungsstätte meldet dem Kraftfahrt-Bundesamt die Weiterbildungen ihrer Teilnehmer „im automatisierten Verfahren unverzüglich“ (§ 19 BKrFQG), also ohne schuldhaftes Zögern. Wie viele Tage das sind, lässt das Gesetz offen. Beim Bußgeld wird es konkreter: Wer Daten nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig übermittelt, handelt ordnungswidrig – bis zu 5.000 Euro (§ 28 BKrFQG).

Was in die Meldung gehört, steht in § 14 Nr. 4 BKrFQG:

• Ausbildungsstätte: Name und Anschrift, zuständige Anerkennungs- und Überwachungsbehörde, Aktenzeichen des Anerkennungsbescheids
• Teilnehmer: Geburts- und Familienname, Vornamen, Tag und Ort der Geburt, akademischer Grad, Geschlecht
• Unterricht: Zeitraum und Art des Unterrichts, tatsächliche Teilnahmedauer, aufgeschlüsselt nach Unterrichtsarten
• Inhalte: vermittelte Unterkenntnisbereiche nach Anlage 1 der BKrFQV
• Nachweis: Seriennummer des aktuellen Fahrerqualifizierungsnachweises (FQN), soweit schon einer ausgestellt wurde

Die Anschrift des Fahrers gehört nicht dazu.

Seit August 2026 zählt die Unterrichtsart

Seit dem 6. Februar 2026 kann Unterricht zur Weiterbildung digital stattfinden, synchron (live) oder asynchron, aber nur in der Form, die der Anerkennungsbescheid nennt (§ 9 Abs. 3 BKrFQG). Laut Gesetzesbegründung sind höchstens 12 der 35 Unterrichtseinheiten digital zulässig.

Damit das nachweisbar ist, meldet die Ausbildungsstätte seit dem 2. August 2026 die Teilnahmedauer aufgeschlüsselt nach Unterrichtsart (§ 14 Nr. 4 Buchst. c in Verbindung mit § 30 Abs. 10 BKrFQG). Teurer als ein Meldefehler kann der Unterricht selbst werden: Ohne passende Anerkennung, etwa digital in nicht genehmigter Form, drohen bis zu 20.000 Euro (§ 28 BKrFQG).

Zum KBA führt keine Schnittstelle, sondern die WebApp

Gemeldet wird kostenfrei in der WebApp des KBA (über kba-online.de, Bereich „Ausbildungsstätten“), mit dem ELSTER-Unternehmenszertifikat und einzeln per Formular oder als XML-Datei. Einen Webservice, über den eigene Software direkt übermittelt, gibt es laut den FAQ des KBA nicht.

Die XML-Datei muss gegen das XSD-Schema des KBA gültig sein, das es nur in der WebApp gibt. Sonst antwortet die WebApp mit Fehlercode 001806 („XML nicht schemavalide“). Das erfährt man besser vorher vom eigenen Rechner, etwa mit xmllint --schema gegen das heruntergeladene Schema.

Das KBA verarbeitet die Datei zeitversetzt, danach nennt eine Ergebnisdatei die fehlerhaften Sätze. Sie werden korrigiert neu übermittelt. Korrigiert die Ausbildungsstätte unrichtige Daten nicht in der gesetzten Frist, storniert sie die zuständige Landesbehörde (§ 18 Abs. 3 BKrFQG).

In BKF Manager entsteht die Datei aus bestätigten Anwesenheiten

Wir bauen die Datei in BKF Manager aus Daten, die ohnehin anfallen. Abgetippt wird dafür nichts. Am Termintag zeigt der Fahrer seinen QR-Code in der App, gescannt wird per Webcam oder App-Kamera; wer kein Smartphone dabeihat, wird in der Teilnehmerliste bestätigt. Nach dem letzten Termintag gilt als nicht erschienen, wer weder eingecheckt noch bestätigt ist, egal wie voll der Schulungsraum war.

In die Meldung kommen nur bestätigte Tage, dazu die Behördendaten und das Aktenzeichen des Standorts. Die Kenntnisbereiche ergeben sich aus den Führerscheinklassen im Profil: Güterverkehr bei C, CE, C1 und C1E, Personenverkehr bei D, D1, DE und D1E.

Was wir mitnehmen

Der letzte Schritt bleibt Handarbeit. Ohne Webservice endet jede Automatisierung beim Download. Unverzüglich heißt deshalb auch, dass jemand daran denkt.

Form und Inhalt sind zwei Prüfungen. Schemavalide heißt nur, dass die Form stimmt. Fehlt eine Führerscheinklasse oder ein anderes Pflichtfeld, meldet BKF Manager das schon vor dem Export im Klartext. Wie die App den FQN per Kamera ausliest, steht im Ratgeber zum FQN-Scanner.